الحمد لله رب العالمين احمده تعالى حمداً كثيراً و أثني عليه الفضل كله وأصلي وأسلم على خاتم النبيين المبعوث الآمين محمد وبعد :-

توجيهاً للاوامرا الملكية السامية الكريمة واستناداً عليها في عمل مراكز للوثائق والمحفوظات بكافة الاجهزة الحكومية ومؤسساتها بناءاً على قرار مجلس الوزراء رقم 170 بتاريخ 1409/9/11هـ مضمونة الموافقة على نظام الوثائق والمحفوظات لما فيه من أثر كبير لحفظ الوثائق والاهتمام بها وبمحتويتها الثمينة لقيمتها .

تم إنشاء مركز الوثائق والمحفوظات بالجامعة لحماية المصنفات الادارية المفيدة والحفاظ عليها في المكان المناسب و ترتيبها الترتيب السليم الذي يساعد من تطوير الحصول عليها بأقل فترة ممكنة عن طريق انظمة متاحة مطابقة لتعليمات المركز الوطني للوثائق والمحفوظات .  

فإن تنظيم الوثائق بالمركز متعدد المهام و الاعمال الاساسية وذلك للمحافظة على الوثائق وحفظها من تصنيفها الى فهرستها وتنظيمها بالطريقة التي تتكفل الرجوع لها عند الحاجة والإشراف على تحويل ارشفتها آلياً لسرعة الوصول لها  وجمع محتواها المعلوماتي الناتج بكافة الوحدات الإدارية والأكاديمية بالجامعة وتهيئتها لمنسوبيها والمستفدين بالشكل المساهم الذي يساعد على توفرها عند الطلب وفق لوائح وأنظمة المركز الوطني للوثائق والمحفوظات وعدم تكدسها بشكل عشوائي يقلل ويصٌعب الحصول على المحتوى الثمين الموجود بها وانتقاءها والتخلص من التي لا قيمة لها والفرصة في خلق بيئة ادارية حفظيه تتمكن من تنسيق صيغت الوثائق بخطط حديثة اكثر موائمة للحفظ المتطور .

ويعد المركز ذا اختصاص فعال في تحقيق الانجاز المستمر لمواكبة التطوير في الحفظ الامن والحصول على الاثر المطلوب المقدم للجامعة .        

وبضوء هذا التوجية ترى الجامعة ممثلة في رئيس الجامعة أن تنسب تلك المهمة الى جهازها التخصصي في حصر الوثائق وجمعها وتنظيم إتاحتها آالياً وفق الأنظمة والتشريعات المنصوصة لتكون تحت مسمى " مركز الوثائق والمحفوظات "